Vil du kjøpe en konvoluttmaskin? For at du skal kunne få omfattende informasjon om konvoluttmaskinene, har vi samlet nyttige tips og informasjon.
Hva er konvoluttpakking?
Konvoluttpakking er en viktig del av postbehandlingsprosessen. Dokumenter som for eksempel fakturaer blir skrevet ut, brettet, konvoluttpakket, frankert og deretter levert til posten. Konvoluttpakkemaskiner tar seg av oppgaven med å samle flersidige dokumenter, brette dem etter ulike bretteteknikker og konvoluttpakke dem – altså legge dem i konvolutter – i konvolutter med ulike formater.
Tips: Test papiret på forhånd!
Avhengig av oppgaven kreves det spesielle konvolutter, såkalte automatkonvolutter: I industriell papirbehandling er overflateegenskapene og brettbarheten til papirtypene som brukes spesielt viktig. Derfor anbefaler vi at du bestiller prøveeksemplarer av konvoluttesystemene på forhånd.
Hvilke fordeler har en konvoluttmaskin?
Manuell behandling av daglig forretningspost er ikke bare uøkonomisk ved store brevvolumer – også ved små og mellomstore brevvolumer kan det lønne seg å anskaffe en konvoluttmaskin. Vi anbefaler våre brukervennlige og robuste maskiner for mellomstore og store postvolumer. For mindre brevvolumer tilbyr vi perfekte startmodeller.
Mange bedrifter skriver ut en mengde ordrebekreftelser, fakturaer og purringer hver dag. I tillegg kommer den daglige korrespondansen med kundene: Jo flere oppdragsgivere en bedrift har, desto større er normalt antallet dokumenter som må behandles. I dag forventer kundene et nøye behandlet brev som sendes i tide. Derfor er sikkerheten i konvoluttprosessen like viktig som hastigheten. Automatiserte postbehandlingsprosesser ved hjelp av konvoluttmaskiner øker påliteligheten i postbehandlingen enormt. Disse faktorene sørger for presis og representativ brevkommunikasjon og fornøyde kunder.
Tid er penger
Ikke minst spiller kostnadene en stor rolle i prosessen. Sammenlignet med manuell behandling er konvoluttering med en konvolutteringsmaskin betydelig billigere på lang sikt. Imidlertid kan ikke alle oppgaver utføres maskinelt: Påføring av klistremerker eller konvoluttering av spesialformater er vanskelig å automatisere og vil derfor sannsynligvis måtte utføres manuelt også i fremtiden.
Selvfølgelig kan bedrifter i mange tilfeller også kommunisere via e-post. De må imidlertid huske på at e-poster noen ganger går tapt, og at kunden ofte må skrive ut dokumentet selv for å kunne behandle det videre. Det blir ikke alltid godt mottatt. Mange bedrifter avviser også outsourcing av utskriftsprosesser på grunn av sikkerhetshensyn – og velger derfor bevisst automatisert postbehandling internt. I slike tilfeller er frankeringsmaskiner og konvoluttmaskiner perfekte hjelpemidler for behandling av den daglige utgående posten.
Hva bør man være oppmerksom på når man kjøper en konvoluttmaskin?
Før du tar en kjøpsbeslutning, bør du definere dine behov så presist som mulig – Francotyp-Postalia hjelper deg gjerne med rådgivning: Hvilket daglig brevvolum ønsker du å behandle, hvilke belastningstopper kan forventes på grunn av regelmessige utskrifter (fakturaer, purringer osv.), og hvor mange dokumenter sender du i én arbeidsgang og i én konvolutt? Slike faktorer bestemmer for eksempel takthastigheten og antall mateplasser på konvoluttmaskinen. Det kan også være nødvendig med en trinnvis avlegging for brevene. Papirkvalitet og behandling bør testes ved behov.